Coaching szerződés minta: mi legyen benne?

Röviden

Egy jó coaching szerződés rögzíti a szolgáltatás keretét (alkalmak, hossz, forma), a díjat és a lemondás szabályait, azt, hogy a coaching nem terápia és nem egészségügyi szolgáltatás, valamint a titoktartást és a felelősséget. Az alapadatok kezeléséhez nem hozzájárulás kell, hanem a szerződés a jogalap. Külön, kifejezett hozzájárulás kell viszont az egészségügyi adatokhoz, a felvételekhez és a vélemények közzétételéhez. Ez az írás tájékoztató, nem jogi tanács.

Sok coach és segítő évekig szerződés nélkül dolgozik, egy kézfogással vagy egy rövid üzenettel. Amíg minden rendben megy, ez nem is tűnik gondnak. Aztán jön egy lemondott alkalom, egy félreértett ígéret vagy egy kérdés arról, mi történik az ügyfél jegyzeteivel, és kiderül, mennyit ér egy előre rögzített keret. Ebben az írásban végigmegyünk azon, mi legyen egy coaching szerződésben, és mikor kell mellé külön hozzájárulási nyilatkozat.

Fontos: ez az írás tájékoztató jellegű, nem jogi tanácsadás. A saját szerződésedet és adatkezelési dokumentumaidat érdemes jogásszal átnézetni, különösen, ha online értékesítesz, vagy érzékeny adatokkal dolgozol.

Miért kell írásos szerződés?

A coachingra vonatkozó szerződés jellemzően a Polgári Törvénykönyv megbízási szerződésre vonatkozó szabályai alá esik: a coach gondos eljárást vállal, nem garantált eredményt. A megbízáshoz a törvény általában nem ír elő írásbeli formát, mégis erősen ajánlott, mert:

tisztázza az elvárásokat mindkét oldalon,
rögzíti, mi nem része a szolgáltatásnak (például a terápia),
védi a díjadat lemondás vagy meg nem jelenés esetén,
bizonyítható, ha vita lesz.

Mi legyen a coaching szerződésben? Ellenőrzőlista

A felek adatai: név, cím vagy székhely, elérhetőség, adószám, ha van.
A szolgáltatás tárgya és kerete: az alkalmak száma, hossza, gyakorisága, formája (személyes vagy online), a folyamat időtartama.
Ami nem része a szolgáltatásnak: a coaching nem pszichoterápia, nem orvosi vagy egészségügyi szolgáltatás. Érdemes rögzíteni, hogy szükség esetén szakemberhez irányítod az ügyfelet.
Díj és fizetés: az összeg, a fizetés módja és határideje, a számlázás.
Lemondás és időpont-módosítás: meddig lehet díjmentesen lemondani vagy áttenni egy alkalmat (gyakran 24 vagy 48 órával előtte), és mi történik késői lemondásnál vagy meg nem jelenésnél.
Elállás online szerződésnél: ha fogyasztóval online vagy telefonon szerződsz, főszabályként 14 napos elállási jog illeti meg. Ha kifejezetten kéri, hogy a határidőn belül kezdjétek el, elálláskor a már teljesített rész arányos díját kérheted. A részleteket a 45/2014. (II. 26.) Korm. rendelet szabályozza, a tájékoztatást ehhez igazítsd.
Titoktartás és kivételei: amit az ügyfél megoszt, bizalmas. Kivétel lehet például, ha valaki élete közvetlen veszélyben van, vagy ha jogszabály írja elő.
Felelősség: az ügyfél maga felel a döntéseiért, a coach nem vállal eredménygaranciát.
Adatkezelés: hivatkozás az adatkezelési tájékoztatódra.
Online munka és felvételek: milyen platformon dolgoztok, és hogy felvétel csak külön hozzájárulással készülhet.
Etikai keret: ha egy szakmai szervezet etikai kódexét követed (például az EMCC vagy az ICF kódexét), érdemes megemlíteni.
A szerződés megszűnése: hogyan lehet felmondani, és mi történik a már kifizetett, de meg nem tartott alkalmakkal.

Hozzájárulási nyilatkozat: mikor kell?

Itt szokott a legtöbb félreértés lenni. Az uniós adatvédelmi rendelet (GDPR) szerint minden adatkezeléshez kell egy jogalap, és ez nem mindig a hozzájárulás.

Nem hozzájárulás kell ahhoz az adathoz, ami a szerződés teljesítéséhez szükséges: név, elérhetőség, időpontok, számlázási adatok. Ennek jogalapja maga a szerződés, a számlákat pedig a számviteli törvény miatt meg kell őrizned.

Külön, kifejezett hozzájárulás kell például:

egészségügyi adatokhoz: ha az ügyfél testi vagy lelki egészségéről oszt meg információt, és te ezt feljegyzed, az a GDPR szerint különleges adat, amelynek kezeléséhez általában kifejezett hozzájárulás kell,
felvételhez: hang- vagy videofelvétel készítéséhez az alkalmakról,
vélemény vagy esettanulmány közzétételéhez, akár névtelenül is, ha felismerhető lehet,
hírlevélhez: marketingcélú levelek küldéséhez.

Egy jó hozzájárulási nyilatkozat röviden és érthetően leírja, ki kezeli az adatot, milyen adatot, mire és meddig, és hogy a hozzájárulás önkéntes és bármikor visszavonható. Minden célhoz külön jelölőnégyzet kell, és egyik se legyen előre bejelölve.

Hol és hogyan tárold az ügyféladatokat?

A legfontosabb szabály az adattakarékosság: csak azt jegyezd fel, amire tényleg szükséged van a munkához. Az ügyféljegyzeteket ne tartsd nyilvános felhőmappában vagy közös gépen jelszó nélkül, és gondold végig, meddig őrzöd meg őket a folyamat vége után.

Az Ügyfélkezelő rendszer ebben gyakorlati segítség: offline, a saját gépeden futó ügyfélnyilvántartás, amely nem küld adatot sehova, és coaching szerződés mintát, hozzájárulási nyilatkozat mintát, valamint ajándékutalvány sablont is tartalmaz. A mintákat a saját helyzetedre kell szabnod, és érdemes jogásszal átnézetni.

Gyakori hibák

Nincs rögzítve, hogy a coaching nem terápia. Segítő szakmákban ez az egyik legfontosabb határ, a te védelmedet is szolgálja.
Egyetlen, mindenre kiterjedő hozzájárulás. A „mindenhez hozzájárulok” típusú pipa nem felel meg a GDPR-nak.
Nincs lemondási szabály. Ilyenkor minden lemondás egyedi alku, ami a kapcsolatot is terheli.
Eredménygarancia. „Három alkalom után megszűnik a szorongásod”: ilyet ne írj, se a szerződésbe, se a weboldalra.

Ha még a vállalkozásod alapjait rakod össze, hogyan legyek coach című írásunk végigveszi az indulás lépéseit, az árazásról szóló cikkünk pedig abban segít, hogy a szerződésbe írt díj fenntartható legyen.

Gyakori kérdések

Kötelező írásos szerződést kötni a coachingra?

A megbízási szerződéshez a törvény általában nem ír elő írásbeli formát, de a félreértések elkerülése és a bizonyíthatóság miatt erősen ajánlott. Online, fogyasztóval kötött szerződésnél ráadásul részletes tájékoztatási kötelezettségeid is vannak.

Kell hozzájárulás az ügyféladatok kezeléséhez?

A szerződéshez szükséges alapadatokhoz (név, elérhetőség, számlázás) nem hozzájárulás a jogalap, hanem a szerződés teljesítése. Külön, kifejezett hozzájárulás kell viszont például az egészségügyi adatokhoz, a felvételekhez, a vélemények közzétételéhez és a hírlevélhez.

Mit tartalmazzon a lemondási feltétel?

Hogy meddig és hogyan lehet díjmentesen lemondani vagy áttenni egy alkalmat (gyakran 24 vagy 48 órával előtte), és mi történik késői lemondásnál vagy meg nem jelenésnél. A lényeg, hogy előre és érthetően rögzítsd.

Elállhat az ügyfél egy online megvett coaching csomagtól?

Fogyasztóval online kötött szolgáltatási szerződésnél főszabályként 14 napos elállási jog van. Ha az ügyfél kifejezetten kéri, hogy a határidőn belül kezdjétek el, elálláskor a már teljesített rész arányos díját kérheted. A részleteket a 45/2014. (II. 26.) Korm. rendelet szabályozza.

Bele kell írni a szerződésbe, hogy a coaching nem terápia?

Erősen ajánlott. Egyértelművé teszi a szolgáltatás határait, és azt is, hogy szükség esetén szakemberhez irányítod az ügyfelet. Ez az ügyfelet és téged is véd.

Coaching szerződés és hozzájárulási nyilatkozat: mi legyen benne?